GmbH gründen 2025: Kosten, Ablauf & alles was du wissen musst

GmbH gründen: Was kostet das wirklich?

Eine GmbH zu gründen ist in Deutschland klar geregelt — und kostet deutlich weniger als viele denken. Neben dem gesetzlich vorgeschriebenen Stammkapital von 25.000 € fallen Gründungskosten zwischen 1.500 und 5.000 € an. Hier ist alles, was Sie wissen müssen.

Kosten im Überblick

Das Stammkapital steht der GmbH danach als Betriebskapital zur Verfügung — es ist kein "verlorenes" Geld!

Schritt-für-Schritt: GmbH gründen

1. Gesellschaftsvertrag (Satzung) erstellen

Das Herzstück der GmbH. Pflichtinhalte:

• Firma (Name) und Sitz der Gesellschaft
• Unternehmensgegenstand (was die GmbH macht)
• Stammkapital und Stammeinlagen der Gesellschafter
• Zahl und Bestellung der Geschäftsführer

Musterprotokoll (Standardgründung): Bei einer 1-Personen-GmbH können Sie das gesetzliche Musterprotokoll verwenden — das spart Notarkosten (ca. 300 € statt 600–1.000 €). Nachteil: Keine individualisierten Regelungen möglich.

2. Notartermin

Jede GmbH-Gründung muss notariell beurkundet werden. Der Notar:

• Beurkundet den Gesellschaftsvertrag
• Nimmt die Unterschriften aller Gesellschafter auf
• Beantragt die Eintragung ins Handelsregister (inkl. Vollmacht)

Kosten nach GNotKG: Bei 25.000 € Stammkapital ca. 600–900 € für einfache Gründung, bis 2.000 € bei komplexem Vertrag.

3. Stammkapital einzahlen

Vor der Eintragung müssen mindestens 12.500 € (50 % des Stammkapitals) auf ein GmbH-Geschäftskonto eingezahlt werden. Erst nach Bankeinzahlung stellt die Bank eine Einzahlungsbestätigung aus.

4. Handelsregistereintrag

Der Notar reicht die Unterlagen beim zuständigen Amtsgericht ein. Bearbeitungszeit: 2–6 Wochen. Kosten: ca. 150–400 €, je nach Stammkapital.

Ab Eintragung ist die GmbH rechtlich existent und kann vollständig nach außen auftreten.

5. Gewerbeanmeldung

Nach Handelsregistereintrag: Gewerbe beim Gewerbeamt der Gemeinde anmelden. Kosten: 20–65 €.

6. Finanzamt: Steuerliche Erfassung

Das Finanzamt schickt automatisch einen Fragebogen. Hier werden festgelegt:

• Steuernummer
• Umsatzsteuer-Vorauszahlungsrhythmus
• Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen

GmbH vs. UG: Was ist der Unterschied?

Empfehlung: UG für Startups mit wenig Kapital; GmbH wenn Seriosität und Kreditwürdigkeit wichtig sind (z.B. Handwerk, Gastronomie, Dienstleistung).

Laufende Kosten einer GmbH

• Steuerberater: 150–600 €/Monat (Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen)
• Körperschaftsteuer: 15 % des Gewinns + Solidaritätszuschlag
• Gewerbesteuer: 7–17 % je nach Gemeinde (Hebesatz)
• IHK-Beitrag: 150–500 €/Jahr (Pflichtmitgliedschaft)
• Jahresabschluss + Offenlegung: 1.500–5.000 € beim Steuerberater, muss im Handelsregister veröffentlicht werden
• Geschäftskonto: 0–50 €/Monat (Vergleich empfohlen)

Häufige Fehler bei der GmbH-Gründung

• ❌ Gesellschaftsvertrag ohne Anwalt bei Mehrgründern → später Streit über Stimmrechte, Gewinnverteilung, Exit-Regelungen
• ❌ Stammkapital auf Privatkonten lassen → die Einzahlungsbestätigung der Bank fehlt, Eintragung verzögert sich
• ❌ Steuerberater erst nach der Gründung suchen → Steuerfallen von Anfang an vermeidbar
• ❌ Firmennamen nicht recherchieren → ähnliche Namen im Handelsregister können zur Ablehnung führen
• ❌ Unternehmensgegenstand zu eng formulieren → spätere Satzungsänderung kostet wieder Notargebühren

Zeitplan: Von der Idee zur eingetragenen GmbH