Personalvermittlung vs. Zeitarbeit: Was ist der Unterschied?
Viele Unternehmen verwechseln Personalvermittlung und Zeitarbeit — obwohl beides völlig unterschiedliche Modelle sind. Der zentrale Unterschied: Bei der Personalvermittlung wird der Kandidat nach erfolgreicher Vermittlung direkt beim Unternehmen angestellt. Bei der Zeitarbeit (Arbeitnehmerüberlassung) bleibt der Mitarbeiter formal beim Zeitarbeitsunternehmen angestellt und wird nur vorübergehend verliehen.
Kostenübersicht: Was kostet Personalvermittlung?
| Leistung | Kosten | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
| Direktvermittlung (Fachkraft) | 12–18 % des Jahresgehalts | Festeinstellung geplant |
| Executive Search (Führungskraft) | 20–33 % des Jahresgehalts | C-Level, Schlüsselpositionen |
| IT-Spezialisten Vermittlung | 15–25 % des Jahresgehalts | Entwickler, Data Scientists |
| Zeitarbeit (gewerblich) | 25–40 € Brutto-Stundensatz je nach Branche | Auftragsspitzen, kurzfristiger Bedarf |
| Zeitarbeit (kaufmännisch) | 30–50 € Brutto-Stundensatz | Vertretungen, Projektphasen |
| Zeitarbeit (IT/Ingenieure) | 60–120 € Brutto-Stundensatz | Spezialprojekte, Engpässe |
Hinweis: Bei der Direktvermittlung wird die Provision meist nur im Erfolgsfall fällig. Manche Anbieter berechnen zusätzlich eine Suchgebühr (Retainer) von 3.000–8.000 € vorab.
Zeitarbeit: Kosten für Arbeitgeber im Detail
Als Arbeitgeber zahlen Sie beim Zeitarbeitsunternehmen einen All-in-Stundensatz, der folgende Positionen enthält:
- Bruttolohn des Arbeitnehmers (nach Equal-Pay-Regelung: spätestens nach 15 Monaten gleicher Lohn wie Stammbelegschaft)
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (ca. 21 % des Bruttolohns)
- Urlaubs- und Krankengeldansprüche
- Marge des Zeitarbeitsunternehmens (20–40 %)
- Branchenzuschläge (in manchen Tarifverträgen verpflichtend)
| Mitarbeiterprofil | Bruttolohn/Std. | Ihr Stundensatz inkl. Marge |
|---|---|---|
| Produktionshelfer (Mindestlohn) | 12,41 € | ca. 18–22 € |
| Lagerlogistik (Fachkraft) | 14–16 € | ca. 20–26 € |
| Bürokaufmann/-frau | 15–18 € | ca. 25–35 € |
| Buchhalter (Berufserfahrung) | 20–25 € | ca. 35–50 € |
| IT-Entwickler (Midlevel) | 35–50 € | ca. 65–100 € |
| Ingenieur (Maschinenbau) | 30–40 € | ca. 55–80 € |
Personalvermittlung: Ablauf und Vertragstipps
Typischer Ablauf bei der Direktvermittlung
- Anforderungsprofil — Sie beschreiben die Stelle detailliert (Aufgaben, Qualifikationen, Gehalt)
- Kandidatensuche — Personalvermittler sucht aktiv und passiv (Active Sourcing, LinkedIn, eigene Datenbank)
- Vorauswahl — 3–5 geeignete Kandidaten werden präsentiert (mit Lebenslauf und Einschätzung)
- Interviews — Sie führen Gespräche, der Vermittler koordiniert
- Angebot & Einstellung — Kandidat wird direkt bei Ihnen eingestellt
- Provision — Zahlung nach erfolgreichem Vertragsabschluss (oder nach Probezeit)
Wichtige Vertragspunkte
- Garantiezeit: Seriöse Vermittler bieten 3–6 Monate Ersatzkandidaten kostenlos falls der Kandidat das Unternehmen verlässt
- Exklusivität: Vorsicht bei Exklusivverträgen — oft nicht nötig und schränkt Sie ein
- Retainer vs. Contingency: Retainer = vorab bezahlt, Contingency = nur im Erfolgsfall
- Berechnungsbasis: Jahresgehalt oder Jahresgesamtvergütung (inkl. Boni)? Prüfen Sie das genau.
Zeitarbeit: Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) 2025
Seit 2017 gelten verschärfte Regelungen durch das reformierte AÜG:
- Höchstüberlassungsdauer: 18 Monate bei einem Entleiher (mit Tarifvertrag abweichend regelbar)
- Equal Pay: Nach 9 Monaten Anspruch auf gleichen Lohn wie Stammbelegschaft (tarifvertraglich auf 15 Monate verlängerbar)
- Kennzeichnungspflicht: Leiharbeitnehmer müssen als solche im Betrieb kenntlich gemacht werden
- Erlaubnispflicht: Zeitarbeitsunternehmen benötigen Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit
Tipp: Lassen Sie bei länger laufenden Projekten (>6 Monate) prüfen, ob ein Direktvermittlungsmodell nicht günstiger kommt — Equal-Pay-Aufschläge machen Zeitarbeit langfristig teuer.
Wann lohnt welches Modell?
| Situation | Empfohlenes Modell | Begründung |
|---|---|---|
| Saisonale Auftragsspitze (2–4 Monate) | Zeitarbeit | Flexibel, kein Einstellungsrisiko |
| Langfristige Schlüsselposition | Direktvermittlung | Direktes Arbeitsverhältnis, Mitarbeiterbindung |
| Krankheitsvertretung (unbekannte Dauer) | Zeitarbeit | Kurzfristig verfügbar, tagesgenaue Abrechnung |
| IT-Spezialist für 6-Monate-Projekt | Freiberufler / Zeitarbeit | Flexibel, kein Sozialversicherungsrisiko |
| Führungskraft (C-Level) | Executive Search | Diskret, hochwertige Kandidaten, Netzwerk |
| "Hire first, decide later" | Temp-to-Perm | Kandidat wird erst verliehen, dann übernommen |
5 häufige Fehler bei der Personalvermittlung
- Anforderungsprofil zu vage: "Kommunikationsstark und teamfähig" hilft nicht — definieren Sie konkrete Muss- und Kann-Kriterien
- Zu viele Vermittler gleichzeitig: Wenn 5 Personalvermittler dasselbe Stellenprofil haben, schreckt das Kandidaten ab
- Gehaltsrahmen zu eng oder zu geheim: Ohne Gehaltsrahmen suchen Vermittler ins Blaue — das kostet Zeit und Geld
- Reaktionszeiten zu lang: Gute Kandidaten warten nicht 2 Wochen auf Feedback — schnell reagieren!
- Keine Garantievereinbarung: Ohne Ersatzgarantie tragen Sie das volle Risiko wenn der Kandidat in der Probezeit kündigt
Personalvermittler finden: Worauf achten?
- Branchenspezialisierung: Ein IT-Headhunter kennt den Markt besser als ein Generalanbieter
- Referenzen: Bitten Sie um Referenzkunden aus Ihrer Branche
- Kandidatennetzwerk: Wie groß ist die eigene Datenbank? Wird aktiv gesourct?
- Zertifizierungen: Mitglied im Bundesverband Personaldienstleister (BAP) oder iGZ?
- Transparenz: Werden Kandidaten offen über das Unternehmen informiert oder verdeckt gesucht?
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